1. Otelin Konsepti ve Genel Özellikleri

Otelimizin adı Lunera Doğa Oteli olsun.

Lunera, şehir hayatından uzaklaşmak isteyen insanların birkaç gün dinlenebileceği, doğayla iç içe ama teknolojiden de kopmadan konaklayabileceği bir otel olarak tasarlanmıştır.

Otelin en önemli özelliği, klasik büyük otellerden farklı olarak az sayıda odaya ve daha kişisel hizmete önem vermesidir.

Toplam 48 oda bulunmaktadır. Odaların bir kısmı normal otel odası, bir kısmı ise bahçede bulunan küçük ahşap bungalovlardan oluşmaktadır.

Otelin özellikleri

• 48 oda
• 12 bungalov
• Açık hava restoranı
• Kahvaltı alanı
• Kütüphane ve çalışma alanı
• Açık yüzme havuzu
• Bisiklet kiralama
• Doğa yürüyüşü alanları
• Küçük toplantı salonu
• Otopark
• 24 saat resepsiyon
• Mobil uygulama
• QR kod ile giriş
• Akıllı oda sistemi
• Ücretsiz Wi-Fi

Otelin amacı sadece oda satmak değil, misafire birkaç günlüğüne sakin bir yaşam deneyimi sunmaktır.

2. Binanın Genel Yerleşim Planı

Otel çok yüksek bir bina yerine yatay olarak tasarlanmıştır.

Ana bina

Zemin kat:

• Resepsiyon
• Lobi
• Restoran
• Mutfak
• Kafe
• Dinlenme alanı
• Yönetim ofisi

1. kat:

• 20 standart oda
• 4 deluxe oda
• Kat hizmetleri odası

2. kat:

• 12 deluxe oda
• 4 aile odası
• Küçük toplantı salonu

Bahçe bölümü

Ana binanın arkasında:

• 12 adet bungalov
• Havuz
• Açık oturma alanları
• Barbekü alanı
• Bisiklet parkı
• Yürüyüş yolları

bulunmaktadır.

Böylece otel hem normal odalarda kalmak isteyenlere hem de daha sakin bir ortam isteyenlere hitap etmektedir.

3. Organizasyon Şeması

Otel çok büyük olmadığı için departman sayısı da sınırlı tutulmuştur.

                    OTEL MÜDÜRÜ
                         |
       -------------------------------------
       |          |          |             |
   Ön Büro    Kat Hizmetleri   Restoran   Satış
       |          |          |             |
 Rezervasyon   Temizlik     Mutfak       Pazarlama
       |
 Misafir İlişkileri

       --------------------------------
       |              |               |
   Muhasebe       Teknik Servis    Güvenlik

Ayrıca bilgi teknolojileri işleri için dışarıdan hizmet alınmaktadır.

4. Departmanların Görevleri

Ön Büro

Misafirle doğrudan iletişim kuran departmandır.

Görevleri:

• Rezervasyonları takip etmek
• Misafirleri karşılamak
• Check-in ve check-out işlemleri
• Oda anahtarı vermek
• Misafir taleplerini kaydetmek
• Fatura işlemlerini yapmak

Kat Hizmetleri

• Odaların temizlenmesi
• Bungalovların hazırlanması
• Havlu ve çarşaf değişimi
• Minibar kontrolü
• Kayıp eşya takibi
• Temizlik durumlarının sisteme girilmesi

Restoran

• Kahvaltı
• Öğle ve akşam yemekleri
• İçecek servisi
• Oda servisi
• Ürün stoklarının takibi

Satış ve Pazarlama

• Sosyal medya
• Web sitesi
• Kampanyalar
• Kurumsal müşteriler
• Tur şirketleriyle anlaşmalar
• Doluluk oranını artırmaya yönelik çalışmalar

Teknik Servis

• Elektrik
• Klima
• Su
• İnternet
• Akıllı oda sistemleri
• Havuz ekipmanları

gibi konularla ilgilenir.

5. Departmanlar Arasındaki Bilgi Akışı

Bu otelde bütün departmanların ortak olarak kullandığı bir otel otomasyon sistemi vardır.

Örneğin internetten bir kişi bungalov rezervasyonu yaptığında bilgi sadece resepsiyona gitmez.

Misafir
   ↓
Web Sitesi
   ↓
Rezervasyon Sistemi
   ↓
Otel Otomasyonu
   ├── Ön Büro
   ├── Kat Hizmetleri
   ├── Muhasebe
   └── Yönetim

Kat hizmetleri böylece birkaç gün sonra gelecek misafirin hangi bungalovda kalacağını önceden görebilir.

6. Misafirin Oteldeki Yolculuğu

Rezervasyon

Misafir web sitesine girer.

Örneğin:

15 Ağustos - 18 Ağustos
2 kişi
1 bungalov

seçimini yapar.

Sistem müsait bungalovları gösterir.

Misafir ödeme işlemini yaptıktan sonra rezervasyon numarası oluşturulur.

Telefonuna ve e-posta adresine rezervasyon bilgileri gönderilir.

Otele Gelmeden Önce

Misafirin gelişinden bir gün önce otomatik olarak mesaj gönderilir.

Mesajda:

• Otelin konumu
• Check-in saati
• Hava durumu
• Otopark bilgisi
• Rezervasyon numarası

yer alır.

Misafir isterse uygulama üzerinden ön check-in yapabilir.

7. Check-in

Misafir resepsiyona geldiğinde görevli rezervasyon numarasını kontrol eder.

Kimlik işlemleri tamamlandıktan sonra sistemde:

Rezervasyon → Konaklıyor

durumuna geçer.

Misafire oda veya bungalov için QR kodlu dijital anahtar verilebilir.

8. Konaklama Sırasında

Misafir mobil uygulamayı kullanarak çeşitli işlemler yapabilir.

Örneğin:

"Odaya iki tane havlu istiyorum."

Talep doğrudan kat hizmetlerine düşer.

Başka bir misafir:

"Akşam 20.00 için restoranda masa ayırtmak istiyorum."

dediğinde restoran sistemine bildirim gider.

Bu sayede misafirin her isteği için resepsiyona telefon etmesine gerek kalmaz.

9. Check-out

Misafir uygulamadan veya resepsiyondan çıkış yapabilir.

Sistem:

1. Oda ücretini hesaplar.
2. Restoran harcamalarını ekler.
3. Diğer hizmetleri ekler.
4. Ödemeyi kontrol eder.
5. Faturayı oluşturur.
6. Odayı "temizlik bekliyor" durumuna getirir.

Kat hizmetleri odayı temizledikten sonra:

Temizlik Bekliyor → Temizleniyor → Kontrol Ediliyor → Hazır

şeklinde ilerler.

10. Otel Otomasyonunda Bulunacak Modüller

Bu otel için çok fazla karmaşık modül yerine gerçekten kullanılabilecek modüller seçilmiştir.

Rezervasyon Modülü

• Oda/bungalov müsaitliği
• Rezervasyon
• İptal
• Değişiklik
• Fiyatlandırma

Misafir Modülü

• Misafir bilgileri
• Konaklama geçmişi
• Özel istekler
• Şikâyetler

Oda Yönetimi

Odaların durumunu gösterir:

101 → Dolu
102 → Temiz
103 → Temizleniyor
104 → Arızalı
B01 → Dolu
B02 → Rezervasyonlu

Kat Hizmetleri

Temizlik personelinin günlük işlerini gösterir.

Restoran Modülü

• Masa
• Sipariş
• Oda hesabına ödeme
• Stok

Muhasebe Modülü

• Ödeme
• Fatura
• Gelir
• Gider

Personel Modülü

• Çalışanlar
• Vardiyalar
• İzinler
• Görevler

Raporlama Modülü

Yöneticiye:

• Günlük doluluk
• Günlük gelir
• En çok tercih edilen oda
• Restoran geliri
• İptal sayısı
• Misafir memnuniyeti

gibi bilgiler sunar.

11. Modüllerin Birbirleriyle İletişimi

Sistemin merkezinde otel otomasyonu bulunmaktadır.

             OTEL OTOMASYONU
                    |
       -----------------------------
       |       |       |      |     |
    Ön Büro   Oda    Restoran  CRM  Muhasebe
              Yönetimi

Örneğin restoranda 800 TL'lik yemek yiyen bir misafir düşünelim.

Restoran çalışanı ödemeyi doğrudan almak yerine oda hesabına ekle seçeneğini kullanabilir.

Restoran POS
     ↓
Otel Sistemi
     ↓
Misafir Hesabı
     ↓
Check-out
     ↓
Toplam Fatura

12. Dış Sistemlerle Entegrasyon

Otelin dışarıdaki sistemlerle de bağlantısı bulunacaktır.

Rezervasyon siteleri

Booking.com ve Expedia gibi platformlardan gelen rezervasyonlar otomatik olarak sisteme aktarılır.

Ödeme sistemi

Online kredi kartı ödemeleri ödeme kuruluşu üzerinden gerçekleştirilir ve sonuç otel sistemine gönderilir.

SMS ve e-posta

Rezervasyon, hatırlatma ve check-out mesajları otomatik gönderilir.

Harita sistemi

Mobil uygulamada otelin konumu ve ulaşım bilgileri gösterilir.

Mobil uygulama

Misafir:

• Rezervasyon
• Ön check-in
• Oda servisi
• Restoran rezervasyonu
• Talep oluşturma
• Fatura görüntüleme
• Check-out

işlemlerini gerçekleştirebilir.

13. Örnek Problem ve Çözümler

Problem 1: Misafir odaya erken gelirse

Misafirin check-in saati 14.00 fakat saat 11.00'de geliyor.

Sistem odanın durumunu kontrol eder.

Oda temizse resepsiyon erken check-in yapabilir.

Oda hazır değilse misafire tahmini hazırlanma zamanı gösterilir.

Problem 2: Bungalovda internet kesilirse

Misafir uygulamadan arıza bildirir.

Sistem otomatik olarak teknik servise görev oluşturur.

Misafir
 ↓
Mobil Uygulama
 ↓
Arıza Kaydı
 ↓
Teknik Servis
 ↓
Sorun Çözüldü
 ↓
Görev Kapatıldı

Problem 3: Misafir odada eşyasını unutursa

Kat görevlisi bulduğu eşyayı sisteme kaydeder.

Örneğin:

"Bungalov B07 – siyah kulaklık – 18 Ağustos"

şeklinde kayıt oluşturulur.

Misafir daha sonra otelle iletişime geçtiğinde eşyanın nerede olduğu sistemden bulunabilir.

14. Geleceğe Yönelik Fikirler

Bu otelin diğerlerinden ayrılabileceği en önemli noktalardan biri doğayla teknolojiyi bir araya getirmek olabilir.

Akıllı enerji sistemi

Odada kimse yokken:

• Işıklar
• Klima
• Isıtıcı

otomatik olarak düşük enerji moduna geçebilir.

Güneş enerjisi

Çatıya güneş panelleri yerleştirilerek otelin elektrik ihtiyacının bir kısmı karşılanabilir.

Akıllı bisiklet sistemi

Misafir uygulamadan bisiklet kiralayabilir.

Sistem hangi bisikletin boş olduğunu gösterir.

Kişiselleştirilmiş oda

Misafir uygulamadan odaya girmeden önce:

• Oda sıcaklığı
• Aydınlatma
• Müzik
• Perde

ayarlarını seçebilir.

Otele geldiğinde oda istediği şekilde hazırlanmış olur.

 Son olarak 

Lunera Doğa Oteli, klasik otel anlayışından biraz farklı olarak küçük, sakin ve kişiye özel hizmet veren bir tesis olarak tasarlanmıştır.

Bu projede yazılımın amacı sadece rezervasyon yapmak değildir. Rezervasyondan temizlik işlemlerine, restorandan teknik servise kadar otelde gerçekleşen işlemlerin birbirine bağlanması amaçlanmıştır.

Örneğin bir misafir mobil uygulamadan havlu istediğinde bunun kat hizmetlerine ulaşması, görev tamamlandığında sistemde görülmesi ve gerekirse yöneticinin bunu raporlayabilmesi sistemin temel çalışma mantığıdır.

Bence bu sistemin en önemli avantajı, otel küçük olsa bile işlerin kişilere bağlı kalmasını azaltmasıdır. Bir çalışan izinli olduğunda diğer çalışan sistem üzerinden hangi işlerin yapılması gerektiğini görebilir. Böylece otelin işleyişi daha düzenli hale gelir.